Einführung der E-Rechnung zum 01.01.2025

Arztpraxen müssen sich darauf vorbereiten, ab Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können. Spätestens ab 2027 sind größere Praxen auch verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu versenden.

13.12.2024

Zum 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine grundlegende Änderung im Rechnungswesen in Kraft: Die E-Rechnung wird für alle Unternehmen, einschließlich Arztpraxen, verpflichtend. Diese Neuerung wurde durch das Wachstumschancengesetz eingeführt und hat weitreichende Auswirkungen auf den geschäftlichen Zahlungsverkehr und die internen Prozesse in Unternehmen.

Was ist eine E-Rechnung?

• Eine E-Rechnung ist nicht zu verwechseln mit einer PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Sie wird vielmehr in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, das den automatisierten Austausch und die Verarbeitung von Rechnungsdaten ermöglicht. 
• Im Unterschied zu herkömmlichen Rechnungen sind E-Rechnungen nicht unmittelbar lesbar, sondern basieren auf einem XML-Datensatz, der der europäischen Norm EN 16931 entspricht. 
• Für die Übertragung kommen speziell entwickelte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD (Version 2.0.1 oder höher) zum Einsatz:
  • XRechnung ist ein vollständig maschinenlesbares XML-Format, das ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde und eine automatische Datenverarbeitung ermöglicht.
  • ZUGFeRD kombiniert ein maschinenlesbares XML-Datenelement mit einer PDF-Version der Rechnung. Dadurch kann die Rechnung sowohl automatisiert verarbeitet als auch manuell gelesen werden. Diese Dualität ist besonders praktisch, da es keine Unterscheidung zwischen „elektronisch verpflichteten" und „nicht verpflichteten" Geschäftspartnern erfordert.

Zeitplan für die Umstellung

• Der Gesetzgeber hat eine stufenweise Einführung vorgesehen:
  • Ab 1. Januar 2025: Unternehmen in Deutschland müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Dies gilt ausnahmslos, auch für Kleinunternehmen und Anbieter von ausschließlich umsatzsteuerfreien Leistungen.
  • Bis Ende 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versenden.
  • Bis Ende 2027: Kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 € dürfen Papier- und PDF-Rechnungen an Kunden senden, wenn diese einverstanden sind.
  • Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht umfasst dann auch den Versand für alle Unternehmen; die EU plant, diese Regelung EU-weit einzuführen.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

• Es gibt bestimmte Ausnahmen, darunter:
  • Rechnungen an Empfänger im Ausland
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto)
  • Fahrausweise
  • Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 4 Nr. 8-29 UStG, wie z. B. medizinische Heilbehandlungen
    • Im Gesundheitswesen betrifft die Pflicht also keine Leistungen mit therapeutischem Zweck (z. B. ärztliche Behandlungen), jedoch umsatzsteuerpflichtige Leistungen wie kosmetische Behandlungen oder den Verkauf von Kontaktlinsen.

Auswirkungen auf Arztpraxen und kleine Unternehmen

• Arztpraxen sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen an Patienten auszustellen. Diese erhalten weiterhin herkömmliche Rechnungen. 
• Im geschäftlichen Bereich jedoch, wie etwa beim Einkauf von medizinischen Produkten oder Dienstleistungen, müssen Arztpraxen ab Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen von Lieferanten zu empfangen und zu archivieren. 
• Praxen mit einem Jahresumsatz über 800.000 € werden ab 2027 auch zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtet.

Maßnahmen zur Vorbereitung auf die E-Rechnung

• Für eine reibungslose Einführung der E-Rechnungspflicht müssen Unternehmen, einschließlich Arztpraxen, ihre internen Abläufe anpassen:

1. Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse: Die Umstellung erfordert oft eine Überarbeitung der Praxissoftware. Es gilt zu prüfen, ob die bestehende Software E-Rechnungen verarbeiten kann oder ob ein neues System notwendig ist.
2. Installation eines Visualisierungsprogramms: Da E-Rechnungen in maschinenlesbarer Form vorliegen, wird ein spezielles Programm benötigt, um die Rechnungen lesbar zu machen.
3. E-Mail-Adresse für Rechnungsempfang: Es wird empfohlen, eine spezielle E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen einzurichten.
4. Revisionssicheres digitales Belegarchiv: Die ordnungsgemäße Archivierung von E-Rechnungen erfordert ein revisionssicheres digitales Archiv, das den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (GoBD) des Bundesministeriums für Finanzen entspricht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre im Originalformat.

Datenschutz und Dokumentation

• Mit der Digitalisierung von Rechnungsprozessen geht eine erhöhte Verantwortung in Bezug auf Datenschutz einher. 
• Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle digitalen Systeme den Datenschutzrichtlinien entsprechen. 
• Zudem ist eine lückenlose Dokumentation der neuen Prozesse erforderlich, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen. 
• Dazu gehört auch die Schulung des Teams, damit alle Mitarbeiter über die neuen Anforderungen und Abläufe informiert sind.

Kommunikation mit Geschäftspartnern

• Unternehmen sollten ihre Geschäftspartner rechtzeitig über die Umstellung informieren. Eine spezielle E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang kann z. B. auf Briefbögen, Formularen und in E-Mail-Signaturen bekannt gemacht werden. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten über die neuen Abläufe informiert sind.